Étant donné que les petites entreprises disposent souvent de ressources financières et humaines limitées, leurs propriétaires doivent explorer des méthodes permettant d'utiliser la technologie pour maximiser les ressources dont ils disposent.
Par rapport aux grandes entreprises, les petites entreprises sont en mesure d'utiliser rapidement et efficacement les nouvelles technologies dans leurs activités quotidiennes, car elles opèrent à plus petite échelle.
10 outils technologiques indispensables pour votre petite entreprise
Voici les dix meilleurs outils technologiques pour vous aider à développer votre petite entreprise dès aujourd'hui !
1. Outils de gestion de projet - Trello
En utilisant des outils de gestion de projet, vous pouvez gérer plusieurs tâches en même temps. En gros, ces outils vous permettent de suivre vos tâches, vos réunions et vos échéances en ligne plutôt que manuellement.
Vous pouvez facilement créer des notes pour les réunions et les tâches à venir à l'aide de ces outils. De plus, ces outils peuvent envoyer des messages similaires aux autres membres de l'équipe, afin que chacun sache exactement ce qu'il doit faire et quand il doit le faire.
Tarification
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Gratuit : 0 $ par utilisateur et par mois
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Tarif standard : 5 $ par utilisateur et par mois si facturé annuellement (6 $ si facturé mensuellement)
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Premium : 10 $ par utilisateur et par mois si facturé annuellement (12,50 $ si facturé mensuellement)
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Entreprise : 17,50 $ par utilisateur et par mois - facturé annuellement (210,00 $ par utilisateur et par an)
Avantages :
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Tarification transparente avec une version permettant de créer des tableaux, des cartes et des listes.
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Compatible avec tous les appareils, y compris les smartphones.
Inconvénients :
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Limité à l'envoi de fichiers de 10 Mo par pièce jointe pour les utilisateurs gratuits.
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Risques liés à la sauvegarde des données : la récupération des données dans Trello n'est pas possible, mais elle est atténuée par l'utilisation de Rewind Backups for Trello Power-Up.
2. Outils de signature électronique - DocuSign
Les outils de signature électronique sont utiles pour signer des contrats et des accords avec d'autres personnes. Il vous suffit de publier vos fichiers et d'ajouter les adresses e-mail des personnes qui doivent les signer. Une fois les documents signés, ils seront envoyés par e-mail dans leur boîte de réception.
Des rappels seront envoyés aux personnes qui n'ont pas encore signé à la date limite. Les documents peuvent être signés électroniquement sans utiliser de papier, ce qui est plus écologique. De plus, ils facilitent le travail dans les environnements professionnels dispersés géographiquement.
Tarification :
Forfait personnel : 10 $ par mois
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Enveloppes DocuSign par mois, modèles réutilisables et stockage illimité (10 Mo/fichier).
Forfait standard : 25 $ par utilisateur et par mois
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Comprend tout ce qui est inclus dans le forfait Personnel, plus des tableaux illimités, des listes de contrôle avancées et des champs personnalisés.
Forfait Business Pro : 40 $ par utilisateur et par mois
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Comprend tout ce qui est inclus dans le forfait Standard, plus des vues telles que Calendrier, Chronologie, Tableau, Tableau de bord et Carte, des vues d'espace de travail telles que Tableau et Calendrier, des exécutions illimitées de commandes d'espace de travail, des fonctionnalités d'administration et de sécurité, des modèles au niveau de l'espace de travail, des collections, des observateurs et l'exportation simple de données.
Plan Entreprise : Tarifs disponibles sur demande.
Avantages :
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Comprend une configuration administrateur pour superviser les tâches et les activités de signature de documents.
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Fournit des groupes de signatures adaptés à divers rôles professionnels.
Inconvénients :
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Relativement cher, d'autant plus qu'Adobe propose un outil de signature gratuit.
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Temps de réponse lent et configuration complexe pour les groupes plus importants.
3. Marketing par e-mail - Mailchimp
Les systèmesnumériquesde marketing par e-mailpermettent d'informer facilement les lecteurs des nouveaux produits, des soldes et des offres spéciales de votre entreprise. Plusieurs de ces outils vous permettent d'automatiser l'envoi régulier d'e-mails sur vos réseaux sociaux.
Tarification :
Formule gratuite : 0 $ par mois
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Comprend jusqu'à 2 000 contacts et 10 000 envois d'e-mails par mois.
Forfait Essentiel : 13 $ par mois
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Comprend jusqu'à 50 000 contacts et un nombre illimité d'envois d'e-mails par mois.
Forfait standard : 20 $ par mois
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Comprend jusqu'à 100 000 contacts et un nombre illimité d'envois d'e-mails par mois.
Forfait Premium : 350 $ par mois
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Comprend jusqu'à 200 000 contacts et un nombre illimité d'envois d'e-mails par mois.
Avantages :
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Permet les tests A/B et les segments d'utilisateurs très ciblés.
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Fournit des analyses détaillées et des rapports de données pour les campagnes.
Inconvénients :
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Problèmes rencontrés par les utilisateurs Gmail qui ne reçoivent pas leurs e-mails ou dont les e-mails sont redirigés vers le dossier spam.
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Les coûts augmentent considérablement à mesure que la base d'utilisateurs s'élargit.
4. Logiciel de gestion de la relation client - Hubspot
Les logiciels CRM sont indispensables au bon fonctionnement des petites entreprises. Ils permettent de suivre, contrôler et mesurer vos interactions avec vos clients à partir d'un seul et même endroit. Ces logiciels peuvent vous indiquer qui visite votre site web ou reçoit vos e-mails, les ouvre et les lit.
Vous remarquerez peut-être également que votre dernière conversation avec un client important remonte à quelque temps déjà. Grâce aux outils CRM, vous pouvez régulièrement « prendre la température » de votre relation et obtenir des suggestions sur les prochaines étapes à suivre.
Tarification :
Centre de marketing
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Démarrage : 50 $ par mois
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Professionnel : 890 $ par mois
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Entreprise : 3 200 $ par mois
Centre de vente
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Démarrage : 50 $ par mois
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Professionnel : 500 $ par mois
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Entreprise : 1 200 $ par mois
Centre de services
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Démarrage : 50 $ par mois
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Professionnel : 400 $ par mois
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Entreprise : 1 200 $ par mois
Avantages :
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Permet un suivi étroit des comportements et des préférences des clients.
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Offre un excellent service à la clientèle.
Inconvénients :
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Options vidéo limitées dans les e-mails.
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L'interface semble terne, avec des options de couleurs limitées.
5. Logiciel de gestion des ressources humaines : GoCo
Les petites entreprises ont souvent besoin d'aide pour pouvoir se permettre d'embaucher des gestionnaires à temps plein ou à temps partiel. Grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines, vous pouvez gérer des tâches telles que la paie, la planification des horaires et l'envoi d'informations importantes à vos employés.
Tarification :
Forfait personnel : 5 $ par employé et par mois
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Comprend le recrutement, l'intégration, le libre-service pour les employés et MagicDocs.
Avantages :
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Idéal pour les petites entreprises qui ont besoin d'outils de gestion de la paie avec une assistance RH de base.
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Service client rapide et aimable.
Inconvénients :
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Frais relativement élevés.
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Il manque une application mobile.
6. Logiciel de comptabilité - QuickBooks Online
Les logiciels de comptabilité en ligne effectuent une grande partie du travail réalisé par un comptable ou un aide-comptable. Ils permettent notamment de suivre vos revenus et vos dépenses, de préparer vos factures et vos notes de frais, et de remplir les déclarations fiscales nécessaires.
Tarification :
Forfait Simple Start : 15 $ par mois
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Comprend un utilisateur, un nombre illimité de factures, devis et reçus, et permet de suivre les revenus et les dépenses.
Forfait Essentiel : 30 $ par mois
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Il comprend jusqu'à trois utilisateurs, toutes les fonctionnalités de Simple Start, et permet de suivre le temps, de gérer les factures et de générer des devis de vente.
Forfait Plus : 35 $ par mois
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Comprend jusqu'à cinq utilisateurs, toutes les fonctionnalités Essentials, le suivi des stocks, la préparation des formulaires 1099 et la gestion de la rentabilité des projets.
Forfait avancé : 75 $ par mois
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Comprend jusqu'à 25 utilisateurs, toutes les fonctionnalités Plus, ainsi que des rapports avancés, des autorisations utilisateur personnalisées et un service client dédié.
Avantages :
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Convivial et simple.
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S'intègre parfaitement à d'autres applications.
Inconvénients :
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Outils de gestion des stocks limités.
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Le générateur de rapports de QuickBooks Online offre moins de fonctionnalités que la version pour ordinateur de bureau.
7. Collaboration et partage de fichiers - Microsoft Office 365
À mesure que votre entreprise se développe, vous avez besoin de plus que des e-mails et des appels téléphoniques qui vous ralentissent. Il est possible de communiquer instantanément et de partager des fichiers grâce aux outils numériques actuels qui permettent de travailler ensemble et de communiquer.
Tarification :
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Microsoft 365 Personnel : 6,99 $/mois ou 69,99 $/an
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Microsoft 365 Famille : 9,99 $/mois ou 99,99 $/an
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Microsoft 365 Business Basic : 5,00 $/utilisateur/mois
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Microsoft 365 Business Standard : 12,50 $/utilisateur/mois
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Microsoft 365 Business Premium : 20,00 $/utilisateur/mois
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Applications Microsoft 365 pour les entreprises : 8,25 $/utilisateur/mois
Avantages :
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Gestion simplifiée des identités et installation des programmes.
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Planification facile avec vos collègues et interface de messagerie claire et organisée.
Inconvénients :
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Microsoft ne fournit pas de sauvegarde des données utilisateur dans Office 365, ce qui nécessite le recours à des solutions tierces pour la sécurité des données.
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L'absence d'une sauvegarde tierce peut entraîner des temps d'arrêt potentiels, une perte de productivité et des problèmes de conformité.
8. Gestion des mots de passe - LastPass
Les outils de gestion des mots de passe peuvent vous aider à garder une trace de tous vos comptes. Grâce à cette méthode, les utilisateurs ne réutiliseront pas de mots de passe faciles à deviner et ne les noteront pas.
Alors que les cyberattaques sont en augmentation, il est essentiel de prendre des mesures pour protéger votre sécurité en ligne. Les bloqueurs de publicités peuvent empêcher les publicités malveillantes d'infecter votre appareil avec des logiciels malveillants et de voler vos mots de passe. Envisagez d'utiliser unbloqueur de publicitéspayant ougratuitpour protéger votre appareil contre les publicités malveillantes. De plus, les gestionnaires de mots de passe peuvent vous aider à générer des mots de passe forts et à les stocker en toute sécurité.
Tarification :
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LastPass Free : gratuit, mais limité à un seul type d'appareil (ordinateur ou mobile) et à 50 mots de passe1.
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LastPass Premium : coûte 3 $ par mois et donne accès à un nombre illimité de mots de passe sur tous les appareils2.
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LastPass Families : coûte 4 $ par mois et donne accès à un nombre illimité de mots de passe pour un maximum de 6 utilisateurs.
Avantages :
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Offre de nombreux outils gratuits très utiles.
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Synchronisation automatique sur tous les appareils.
Inconvénients :
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Plus cher que ses concurrents.
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Plaintes occasionnelles concernant un service client inadéquat ou peu réactif.
9. Analyse commerciale - Google Analytics
Les sites Web sont comme la porte d'entrée de votre entreprise. Vous avez consacré beaucoup de temps et d'argent à rendre votre site Web attrayant et facile à utiliser. Cependant, vous devez savoir comment il est utilisé et quelles parties suscitent le plus (et le moins) d'intérêt.
Un outil de suivi de site Web vous fournit ces informations afin que vous puissiez apporter les modifications et améliorations nécessaires.
Tarification
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Google Analytics 4 : gratuit, mais avec des données limitées.
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Google Analytics 360 : coûte 50 000 $ par an ou 4 166 $ par mois et donne accès à des fonctionnalités avancées telles que le suivi multi-appareils, les rapports non échantillonnés, etc.
Avantages :
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Permet de suivre les sources de trafic telles que les recherches organiques, les liens ou le trafic direct.
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Le suivi des conversions e-commerce offre des rapports de vente complets et des informations permettant d'optimiser les processus de paiement et de panier.
Inconvénients
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Visites fréquentes de robots spammeurs.
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Incapacité à suivre avec précision les retours ou les ventes échouées.
Blog pertinent :outil d'IA pour le référencement naturel (SEO)
10. Sauvegarde des données - OneDrive
Les données peuvent facilement être supprimées ou endommagées dans les applications SaaS. La présence d'acteurs malveillants et les tensions logicielles peuvent causer de nombreux problèmes. Les données sont sauvegardées par les entreprises SaaS au niveau de la plateforme, mais vous ne pouvez pas accéder à ces données pour récupérer votre compte.
Les logiciels de sauvegarde vous permettent de contrôler entièrement vos informations professionnelles importantes et d'y accéder instantanément. En cas de problème, quelques clics suffisent pour récupérer vos informations.
Les personnes qui dirigent des entreprises et qui craignent de perdre des informations importantes, comme Rewind.
Tarification :
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OneDrive Basic : gratuit, mais avec seulement 5 Go d'espace de stockage.
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OneDrive Standalone : coûte 1,99 $/mois ou 19,99 $/an et offre 100 Go de stockage.
Avantages :
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Idéal pour les entreprises à la recherche de solutions abordables pour sauvegarder, récupérer et dupliquer leurs données essentielles.
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Prend en charge la sauvegarde et la restauration pour plusieurs plateformes
Inconvénients :
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Souvent pris en compte par les entreprises uniquement après une perte importante de données.
Conclusion
Cette liste d'outils commerciaux destinés aux petites entreprises n'est pas exhaustive. L'investissement dans des outils numériques dépend naturellement de la taille, de la maturité, du secteur d'activité et du budget de votre entreprise.
Cependant, il ne faut pas sous-estimer la valeur que vous tirerez deces outils grâce à leur capacité à automatiserune grande partie du temps et des efforts nécessaires à l'exécution de tâches routinières. Dans un monde post-pandémique, ces outils peuvent vous aider à répondre au besoin ou au désir des gens de travailler et de gérer leur entreprise à distance.
