Les petites entreprises disposant souvent de ressources financières et humaines limitées, leurs dirigeants doivent rechercher des moyens de tirer parti de la technologie pour optimiser les ressources dont ils disposent.
Contrairement aux grandes entreprises, les petites entreprises sont en mesure d'intégrer rapidement et efficacement les nouvelles technologies dans leurs activités quotidiennes, car elles opèrent à une échelle plus modeste.
10 outils technologiques indispensables pour votre petite entreprise
Voici les dix meilleurs outils technologiques pour vous aider à développer votre petite entreprise dès aujourd'hui !
1. Outils de gestion de projet - Trello
Grâce aux outils de gestion de projet, vous pouvez gérer plusieurs tâches simultanément. Concrètement, ces outils vous permettent de suivre vos tâches, vos réunions et vos échéances en ligne plutôt que manuellement.
Ces outils vous permettent de créer facilement des notes pour vos prochaines réunions et missions. De plus, ils permettent d'envoyer des messages identiques aux autres membres de l'équipe, afin que chacun sache exactement ce qu'il doit faire et à quel moment.
Tarifs
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Gratuit : 0 $ par utilisateur et par mois
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Tarif standard : 5 $ par utilisateur et par mois en cas de facturation annuelle (6 $ en cas de facturation mensuelle)
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Formule Premium : 10 $ par utilisateur et par mois en cas de facturation annuelle (12,50 $ en cas de facturation mensuelle)
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Entreprise : 17,50 $ par utilisateur et par mois - facturation annuelle (210,00 $ par utilisateur et par an)
Avantages :
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Une tarification transparente avec une version permettant de créer des tableaux, des fiches et des listes.
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Compatible avec tous les appareils, y compris les smartphones.
Inconvénients :
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Les utilisateurs gratuits sont limités à l'envoi de fichiers de 10 Mo par pièce jointe.
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Risques liés à la sauvegarde des données : la récupération des données n'est pas possible dans Trello, mais ce problème peut être contourné en utilisant l'extension « Rewind Backups for Trello ».
2. Outils de signature électronique - DocuSign
Les outils de signature électronique sont très pratiques pour signer des contrats et des accords avec des tiers. Il vous suffit de télécharger vos fichiers et d'ajouter les adresses e-mail des personnes qui doivent les signer. Une fois les documents signés, ils seront envoyés par e-mail dans leur boîte de réception.
Des rappels seront envoyés aux personnes qui n'ont pas encore signé si la date limite est dépassée. Les documents peuvent être signés par voie électronique, sans papier, ce qui est plus respectueux de l'environnement. De plus, cette solution facilite la gestion des lieux de travail dispersés géographiquement et éloignés les uns des autres.
Tarifs :
Formule Individuelle : 10 $ par mois
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Le nombre d'enveloppes par mois, les modèles réutilisables et l'espace de stockage illimité (10 Mo par fichier) proposés par DocuSign.
Formule Standard : 25 $ par utilisateur et par mois
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Comprend toutes les fonctionnalités de la formule « Personal », ainsi que des tableaux illimités, des listes de contrôle avancées et des champs personnalisés.
Formule Business Pro : 40 $ par utilisateur et par mois
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Comprend toutes les fonctionnalités de la formule Standard, ainsi que des vues telles que Calendrier, Chronologie, Tableau, Tableau de bord et Carte, des vues d'espace de travail telles que Tableau et Calendrier, l'exécution illimitée de commandes dans l'espace de travail, des fonctionnalités d'administration et de sécurité, des modèles au niveau de l'espace de travail, des collections, des observateurs et l'exportation simple des données.
Formule Entreprise : les tarifs sont disponibles sur demande.
Avantages :
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Comprend une interface d'administration permettant de superviser les tâches et les opérations de signature de documents.
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Propose des groupes de signatures adaptés à différents postes.
Inconvénients :
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C'est relativement cher, d'autant plus qu'Adobe propose un outil de signature gratuit.
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Temps de réponse lent et configuration complexe pour les groupes plus importants.
3. Marketing par e-mail - Mailchimp
Les systèmes de marketing par e-mailfacilitent la communication d'informations aux lecteurs concernant les nouveaux produits, les soldes et les offres spéciales de votre entreprise. Plusieurs de ces outils vous permettent d'automatiser l'envoi régulier d'e-mails à vos réseaux sociaux.
Tarifs :
Formule gratuite : 0 $ par mois
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Comprend jusqu'à 2 000 contacts et 10 000 e-mails envoyés par mois.
Formule Essentials : 13 $ par mois
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Comprend jusqu'à 50 000 contacts et un nombre illimité d'envois d'e-mails par mois.
Formule Standard : 20 $ par mois
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Comprend jusqu'à 100 000 contacts et un nombre illimité d'envois d'e-mails par mois.
Formule Premium : 350 $ par mois
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Comprend jusqu'à 200 000 contacts et un nombre illimité d'envois d'e-mails par mois.
Avantages :
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Permet de réaliser des tests A/B et de cibler très précisément des segments d'utilisateurs.
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Fournit des analyses détaillées et des rapports de données pour les campagnes.
Inconvénients :
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Problèmes rencontrés par les utilisateurs de Gmail qui ne reçoivent pas leurs e-mails ou dont les e-mails sont redirigés vers le dossier des spams.
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Les coûts augmentent considérablement à mesure que la base d'utilisateurs s'élargit.
4. Logiciel de gestion de la relation client - Hubspot
Un logiciel de CRM est un outil indispensable pour assurer le bon fonctionnement des petites entreprises. Il permet de suivre, de gérer et d'analyser vos interactions avec vos clients en un seul et même endroit. Ce logiciel vous permet de savoir qui visite votre site web ou reçoit vos e-mails, qui les ouvre et qui les lit.
Vous remarquerez peut-être aussi que votre dernier contact avec un client important remonte à un certain temps déjà. Grâce aux outils CRM, vous pouvez régulièrement faire le point sur votre relation avec ce client et obtenir des suggestions sur les prochaines étapes à suivre.
Tarifs :
Centre marketing
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Formule de base : 50 $ par mois
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Formule Professionnelle : 890 $ par mois
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Entreprise : 3 200 $ par mois
Centre de vente
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Formule de base : 50 $ par mois
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Formule Professionnelle : 500 $ par mois
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Entreprise : 1 200 $ par mois
Centre de services
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Formule de base : 50 $ par mois
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Formule Professionnelle : 400 $ par mois
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Entreprise : 1 200 $ par mois
Avantages :
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Permet de suivre de près les comportements et les préférences des clients.
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Offre un excellent service client.
Inconvénients :
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Options vidéo limitées dans les e-mails.
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L'interface semble terne, avec un choix de couleurs limité.
5. Logiciel de gestion des ressources humaines : GoCo
Les petites entreprises ont souvent besoin d'aide pour pouvoir se permettre d'embaucher des responsables à temps plein ou à temps partiel. Grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines, vous pouvez gérer des tâches telles que la paie, la planification des horaires de travail et la communication d'informations importantes à vos employés.
Tarifs :
Formule individuelle : 5 $ par employé et par mois
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Comprend le recrutement, l'intégration, le libre-service pour les employés et MagicDocs.
Avantages :
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Idéal pour les petites entreprises qui ont besoin d'outils de gestion de la paie avec une prise en charge RH de base.
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Un service client rapide et aimable.
Inconvénients :
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Des frais relativement élevés.
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Il n'y a pas d'application mobile.
6. Logiciel de comptabilité - QuickBooks Online
Les logiciels de comptabilité en ligne prennent en charge une grande partie du travail habituellement effectué par un comptable ou un aide-comptable. Ils permettent notamment de suivre vos recettes et vos dépenses, d'établir des factures et des notes de frais, ainsi que de remplir les déclarations fiscales requises.
Tarifs :
Formule Simple Start : 15 $ par mois
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Comprend un utilisateur, un nombre illimité de factures, de devis et de reçus, et permet de suivre les recettes et les dépenses.
Formule Essentials : 30 $ par mois
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Il permet d'enregistrer jusqu'à trois utilisateurs, offre toutes les fonctionnalités de Simple Start, et permet de suivre le temps de travail, de gérer les factures et de générer des devis.
Formule Plus : 35 $ par mois
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Comprend jusqu'à cinq utilisateurs, toutes les fonctionnalités Essentials, et permet de suivre les stocks, de préparer les formulaires 1099 et de gérer la rentabilité des projets.
Formule Avancée : 75 $ par mois
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Comprend jusqu'à 25 utilisateurs, toutes les fonctionnalités de la version Plus, ainsi que des rapports avancés, des autorisations utilisateur personnalisées et un service client dédié.
Avantages :
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Convivial et simple.
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S'intègre parfaitement à d'autres applications.
Inconvénients :
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Outils de gestion des stocks limités.
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Le générateur de rapports de QuickBooks Online offre moins de fonctionnalités que la version pour ordinateur.
7. Collaboration et partage de fichiers - Microsoft Office 365
À mesure que votre entreprise se développe, vous ne pouvez plus vous contenter des e-mails et des appels téléphoniques, qui risquent de vous ralentir. Les outils numériques actuels vous permettent de communiquer en temps réel et de partager des fichiers, ce qui facilite la collaboration et la communication.
Tarifs :
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Microsoft 365 Personnel : 6,99 $ par mois ou 69,99 $ par an
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Microsoft 365 Famille : 9,99 $ par mois ou 99,99 $ par an
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Microsoft 365 Business Basic : 5,00 $ par utilisateur et par mois
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Microsoft 365 Business Standard : 12,50 $ par utilisateur et par mois
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Microsoft 365 Business Premium : 20,00 $ par utilisateur et par mois
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Applications Microsoft 365 pour les entreprises : 8,25 $ par utilisateur et par mois
Avantages :
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Simplification de la gestion des identités et de l'installation des programmes.
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Une planification facile avec vos collègues et une interface de messagerie claire et bien organisée.
Inconvénients :
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Microsoft ne propose pas de fonctionnalité de sauvegarde des données utilisateur dans Office 365, ce qui rend nécessaire le recours à des solutions tierces pour assurer la sécurité des données.
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L'absence d'une solution de sauvegarde fournie par un tiers peut entraîner des temps d'arrêt, une perte de productivité et des problèmes de conformité.
8. Gestion des mots de passe - LastPass
Les outils de gestion des mots de passe peuvent vous aider à garder une trace de tous vos comptes. Grâce à cette méthode, les utilisateurs ne réutiliseront pas de mots de passe faciles à deviner et ne les noteront pas.
Alors que les cyberattaques se multiplient, il est essentiel de prendre des mesures pour assurer votre sécurité en ligne. Les bloqueurs de publicités peuvent empêcher les publicités malveillantes d'infecter votre appareil avec des logiciels malveillants et de voler vos mots de passe. Envisagez d'utiliser unbloqueur de publicités, qu'il soit payant ougratuit, pour protéger votre appareil contre les publicités malveillantes. De plus, les gestionnaires de mots de passe peuvent vous aider à générer des mots de passe forts et à les stocker en toute sécurité.
Tarifs :
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LastPass Free : Gratuit, mais limité à un seul type d'appareil (ordinateur ou mobile) et à 50 mots de passe¹.
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LastPass Premium : coûte 3 $ par mois et permet d'accéder à un nombre illimité de mots de passe sur tous vos appareils2.
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LastPass Families : au prix de 4 $ par mois, cette formule permet à un maximum de 6 utilisateurs de gérer un nombre illimité de mots de passe
Avantages :
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Propose de nombreux outils gratuits très utiles.
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Synchronisation automatique sur tous les appareils.
Inconvénients :
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Plus cher que ses concurrents.
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On signale parfois que le service client est insuffisant ou ne répond pas aux demandes.
9. Analyse commerciale - Google Analytics
Les sites web sont en quelque sorte la vitrine de votre entreprise. Vous avez consacré beaucoup de temps et d'argent à rendre votre site web attrayant et convivial. Cependant, vous devez savoir comment il est utilisé et quelles sections retiennent le plus (ou le moins) l'attention.
Un outil d'analyse de site web vous fournit ces informations afin que vous puissiez apporter les modifications et les améliorations nécessaires.
Tarifs
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Google Analytics 4 : gratuit, mais avec des données limitées.
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Google Analytics 360 : coûte 50 000 $ par an, soit 4 166 $ par mois, et donne accès à des fonctionnalités avancées telles que le suivi multi-appareils, des rapports non échantillonnés, et bien plus encore.
Avantages :
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Permet de suivre les sources de trafic telles que le référencement naturel, les liens ou le trafic direct.
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Le suivi des conversions en ligne fournit des rapports de vente complets et des informations utiles pour optimiser les processus de paiement et de panier.
Inconvénients
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Visites fréquentes de robots spammeurs.
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Impossibilité de suivre avec précision les retours ou les ventes non abouties.
Article de blog pertinent :Outil d'IA pour le référencement naturel
10. Sauvegarde des données - OneDrive
Dans les applications SaaS, les données peuvent facilement être supprimées ou endommagées. La présence d'acteurs malveillants et les conflits entre logiciels peuvent causer de nombreux problèmes. Les données sont sauvegardées par les entreprises SaaS au niveau de la plateforme, mais vous ne pouvez pas y accéder pour récupérer l'accès à votre compte.
Les logiciels de sauvegarde vous permettent de contrôler entièrement vos données professionnelles importantes et d'y accéder instantanément. Il suffit de quelques clics pour récupérer vos données en cas de problème.
Les chefs d'entreprise qui craignent de perdre des informations importantes, comme Rewind.
Tarifs :
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OneDrive Basic : gratuit, mais n'offre que 5 Go d'espace de stockage.
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OneDrive autonome : au prix de 1,99 $ par mois ou 19,99 $ par an, avec 100 Go d'espace de stockage
Avantages :
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Idéal pour les entreprises à la recherche de solutions abordables pour sauvegarder, restaurer et dupliquer leurs données essentielles.
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Prend en charge la sauvegarde et la restauration sur plusieurs plateformes
Inconvénients :
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Les entreprises n'y songent souvent qu'après avoir subi une perte importante de données.
En conclusion
Cette liste d'outils professionnels destinés aux petites entreprises n'est pas exhaustive. Le choix d'investir dans des outils numériques dépend naturellement de la taille, de la maturité, du secteur d'activité et du budget de votre entreprise.
Cependant, il ne faut pas sous-estimer les avantagesquevous tirerez deces outils, qui permettent d'automatiserune grande partie du temps et des efforts consacrés aux tâches routinières. Dans un monde post-pandémique, ces outils peuvent vous aider à répondre au besoin ou au désir des gens de travailler et de gérer leur entreprise à distance.
